Software erfasst Inventar mit Barcode und RFID

Mit dem Programm Inventarsoftware 2008 der Hoppe Unternehmensberatung lassen sich in der Firma alle Möbel, Geräte und Computer mit Barcode und RFID erfassen und direkt im Rechner verwalten.

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Auf einen Blick lässt sich so der Besitzstand des Unternehmens kontrollieren – mit allen Zugängen, Reparaturen und Abgängen. Wichtig ist an dieser Stelle auch der perfekte Überblick darüber, welche Anschaffungen noch einen Garantieschutz aufweisen.

Wer weiß schon genau, wann der Farblaserdrucker angeschafft wurde, wie viele Tische im ganzen Unternehmen vorliegen, welche Möbel in Raum A stehen und wie alt die TFT-Bildschirme sind? Je größer das Unternehmen oder die Behörde sind, umso schwieriger fällt es, Antworten auf diese Fragen zu finden. Mühsam ist der übliche Weg, eine Inventur anzustrengen und die Ergebnisse in übersichtlicher Form zu verwalten. Dabei lohnt es sich durchaus: Zeigt den Inventarliste etwa, dass die Computer bereits die Abschreibung überlebt haben, lohnt es sich auch vom kaufmännischen Aspekt her, neue Geräte anzuschaffen.

Die Inventarsoftware 2008 ist eine netzwerkfähige Inventarverwaltung für Windows, die Firmen und Behörden dabei unterstützt, das gesamte Inventar zu erfassen und übersichtlich im Computer zu verwalten. Das Programm eignet sich auch für die Inventarverwaltung in Ministerien, Behörden, Schulen, kommunalen Verwaltungen, Instituten und allen sonstigen öffentlichen Einrichtungen, die Inventarverzeichnisse führen. Die Software entspricht dabei den „Empfehlungen zur Führung von Bestandsverzeichnissen über das Sachanlagevermögen“ gemäß der kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGSt).

Zudem arbeitet das Programm auch mit Barcode- und RFID-Etiketten, die sich über einen Hand-Scanner auslesen lassen. Ein entsprechender Barcode-Scanner und die Scanner-Schnittstelle für die Software müssen allerdings separat angeschafft werden.

Was im geschäftlichen Umfeld zwar Sinn ergibt, aber noch nicht zwingend vorgeschrieben ist, hat für die Kommunen inzwischen eine ganz andere Bedeutung. Nach der Einführung von DOPPiK (DOPPelte Buchführung in Konten Soll und Haben) müssen in den Behörden alle Anschaffungen in einem Wert über 60 Euro akribisch genau erfasst und inventarisiert werden. Hier ist die Inventarsoftware 2008 natürlich eine optimale Hilfe.

Denn bei einer umfassenden Inventarisierung ist es mit der einmaligen Bestandsaufnahme von Möbeln und Geräten noch längst nicht getan. Stattdessen müssen alle Veränderungen der Inventare im organisatorischen Ablauf der Kommune abgebildet werden. Dazu zählen auch Neuzugänge und Abgänge. Die Inventuren müssen auch fachgerecht und revisionssicher geplant, durchgeführt, nachbearbeitet und nachgewiesen werden. Das klingt nach großen Mühen. Die Inventarsoftware 2008 zeigt aber sehr gut im täglichen Praxiseinsatz, dass eine gute Inventarisierungslösung für die Verwaltung eine große Arbeitserleichterung sein kann, weil sich wichtige Informationen sofort abrufen lassen.

Allein die Verwaltung der Garantiedaten lohnt den Einsatz der Inventarsoftware 2008. Ist ein Gerät defekt, kann der Benutzer sofort nachschlagen, ob er noch Garantie in Anspruch nehmen kann. Das kann dem Unternehmen viel Geld sichern. Auch bei Diebstahl oder einem anderen Versicherungsfall ist die Software sehr hilfreich, da sie genau nachweisen kann, welche Wertgegenstände Schaden genommen haben und wie es um ihren ursprünglichen Wert bestellt ist.

Weitere Informationen unter www.inventarsoftware.de.

Pressekontakt:
Hoppe Unternehmensberatung – Beratung für Informationsmanagement, Levi Strauss-Allee 10-12, 63150 Heusenstamm, Telefon: +49 61 04 / 6 53 27, Fax: +49 61 04 / 6 77 05