System schreibt und verschickt Rechnungen elektronisch

Für die elektronische Rechnungsstellung und -übermittlung hat ReadSoft zwei gängige Verfahren an seine Rechnungsverarbeitungsplattform ReadSoft Invoices angebunden. So unterstützt der Anbieter die Übertragung sowohl über EDI als auch per E-Mail im Rahmen des E-Billings.

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Beide Verfahren münden in einer SAP-Umgebung in den standardisierten Rechnungsverarbeitungsprozess mit ReadSoft Invoices und dem SAP-Add-on Invoice Cockpit. Alle Eingangsrechnungen lassen sich somit – unabhängig von ihrer Eingangsquelle – automatisch weiterverarbeiten, als einheitliches Rechnungseingangsbuch übersichtlich anzeigen und weiterverfolgen.

Das EDI Cockpit erleichtert dem Anwender die Verarbeitung von EDI-Nachrichten. Speziell fehlerhafte EDI-Rechnungen können sehr komfortabel nachbearbeitet werden. Die Lösung von ReadSoft schließt hier eine Funktionslücke im bisherigen Prozess, der eine aufwändige abteilungsübergreifende Kommunikation zur Fehlerbehebung erforderte. Bei technischen Fehlern konnte lediglich die Administration bislang Korrekturen in die Wege leiten, bei betriebswirtschaftlichen Fragestellungen wurde zusätzlich die Fachabteilung hinzugezogen. Reibungsverluste und Zeitverzögerungen waren häufig die Folge.

Über das EDI Cockpit werden die fehlerhaften Dokumente in jedem Fall in die Fachabteilung übertragen und können dort über zusätzliche Funktionen zielgerichtet nachbearbeitet werden. Für die eigentliche Verarbeitung sind zwei Optionen konfigurierbar: Die Standard-Eingangsverarbeitung mit nachträglicher Aktualisierung des Datensatzes im Invoice Cockpit oder die direkte Verarbeitung des iDocs mittels EDI Cockpit. Die Zuordnung der Felder des iDocs auf die Eingangsschnittstelle lässt sich flexibel gestalten. Weder der Typ des iDocs noch die Schnittstelle der nachgelagerten Verarbeitung sind fest vorgegeben. Die nach § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG erforderliche Sammelrechnung kann wahlweise per Post zugestellt oder auch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und elektronisch übermittelt werden.

E-Invoices, also per E-Mail übermittelte Rechnungen, verarbeitet ReadSoft mit einer SaaS-Lösung (SaaS = Software as a Service). Über eine komfortabel zu handhabende und über den Webbrowser aufrufbare eBox wird die qualifizierte elektronische Signatur jeder Rechnung geprüft und verifiziert. Die eBox enthält als elektronisches Postfach sämtliche Dokumente, die im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen stehen: Die Rechnung selbst, die qualifizierte elektronische Signatur sowie das erforderliche Prüfprotokoll als Nachweis einer ordnungsgemäßen Prüfung für jeden einzelnen Vorgang. Für einen gesicherten Dateitransfer lässt sich die E-Invoice-Komponente wahlweise auch als WebService in bestehende Strukturen integrieren. Verarbeitet werden Dateien in beliebigen Formaten, unter anderem PDF-Dokumente. Die Anwendung lässt sich nicht nur für den Empfang von elektronischen Rechnungen nutzen, sondern auch für die bequeme und kostengünstige Rechnungsstellung.

ReadSoft-Anwender profitieren von schnelleren Abläufen und höherer Transparenz durch die Verknüpfung übergreifender digitaler Prozesse und Automatisierung der Rechnungsbearbeitung. Die elektronischen Daten fließen direkt in Erfassungssysteme, elektronische Rechnungen werden verbucht und stehen jederzeit für Recherchen zur Verfügung. „Zurzeit werden die EDI- und die E-Invoice-Verarbeitung etwa gleich stark nachgefragt. Viele Verantwortliche sehen in EDI eine interessante Alternative zu E-Invoice, weil sie sich dann den gesetzlichen Anforderungen einer Signaturprüfung zunächst nicht zwingend stellen müssen“, erläutert Günter Brettschneider, bei ReadSoft Experte für E-Invoices und Prozessoptimierungen.

Weitere Informationen unter www.readsoft.de.

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ReadSoft GmbH, Hugenottenallee 175, 63263 Neu-Isenburg, Sandra Schmitt, Telefon: + 49 6102 / 7162-40, Fax: + 49 6102 / 7162-62, info@readsoft.de