Portal verwaltet Mandantenakten komfortabel online

“Kanzleipost” ist eine neue Online-Mandanten-Verwaltung für Steuerberater und Rechtsanwälte. Sie erleichert die Verwaltung von Mandanten, die Kommunikation mit ihnen und ermöglicht sogar den Austausch ganzer virtueller Akten. Kanzleien sind somit in der Lage, ihre Verfahrensabläufe sehr viel effizienter zu gestalten und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

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Die Funktionen der Kanzleipost sind vielfältig und doch erschließen sie sich dem User auf Anhieb. Die intuitive Bedienbarkeit macht Übungsstunden oder gar Schulungen überflüssig. Schon bei dem Anlegen allererster Mandaten, Dokumente und Akten stellt sich die Routine ein, die man für dieses Online-Tool braucht. Aufwendige Schulungen für Mitarbeiter werden nicht benötigt.

Die Benutzeroberfläche verfügt über ein modernes und barrierefreies Design. Ein Blog informiert ständig über neue Funktionen, Tipps und viele weitere Details, mit denen die Kanzleipost schnell zu einem unverzichtbaren Arbeitsinstrument wird.

Die Kanzleipost nutzt die SSL-Technologie zur Verschlüsselung von Daten. Diese wird auch beim Online-Banking eingesetzt und bietet höchste Sicherheit, so dass der Datenfluss zwischen Kanzlei und Mandaten von keiner unbefugten Stelle eingesehen werden kann. Die Daten auf den Hochsicherheitsservern sind auf mehrfach Wegen gesichert und Dritten unzugänglich.

Dem Maximum an Sicherheit steht ein Minimum an Kosten durch die Online-Mandantenverwaltung gegenüber: Papier, Druck und Porto entfallen ganz, der Arbeitsaufwand wird drastisch reduziert. Ganz nebenbei hat die elektronische Kanzleipost sogar noch die Funktion eines Einschreibens, denn es wird genau protokolliert, ob und wann der Adressat die ihm zugedachte Nachricht empfangen hat.

Die Kanzleipost gliedert sich in folgende Bereiche (siehe auch www.demo.kanzleipost.com):

“Dokumente”: Hier lassen sich Informationen ablegen und automatisch versenden, die für mehrere Mandanten von Relevanz sind, beispielsweise allgemeine Steuerhinweise.

“Akten”: Der virtuelle Ordner enthält sämtliche Dokumente und Dateien, die einem bestimmten Mandaten zugeordnet werden. Anhand der Statusmeldung ist jederzeit zu sehen, was als nächstes mit dem Dokument zu geschehen hat oder ob es bereits als “erledigt” betrachtet werden kann.

“Mandanten”: Auflistung aller Mandaten, inklusive Festlegung der Zugriffsrechte auf Seiten des Mandaten und der Kanzlei.

“Meine Kanzlei”: Enthält Stammdaten der Kanzlei und die Zugriffsrechte einzelner Mitarbeiter auf bestimmte Akten und Dokumente.

Mit der Kanzleipost hat der Steuerberater zu jeder Zeit und von jedem Ort der Welt aus Zugriff auf seine Mandantenkartei. Reist er zum Beispiel zu einem Mandanten, müssen keine Aktenberge mitgeführt werden. Es reicht ein handlicher Laptop, und schon sind sämtliche Informationen abrufbereit. Diese können natürlich sofort aktualisiert werden, so dass es keiner aufwändigen Nachbereitung nach der Rückkehr bedarf.

Die Kanzleipost kostet 39 Euro monatlich und zahlt sich entsprechend schnell aus – auch bei der Kundenakquise. Immer mehr Mandanten wollen elektronisch mit ihrem Steuerberater verbunden sein und auch für sich die Einsparpotenziale nutzen, die daraus resultieren.

In enger Zusammenarbeit mit der metax, einem Verbund unabhängiger Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer, wurde die Kanzleipost von der polargold GmbH aus Hamburg entwickelt.

Weitere Informationen unter www.kanzleipost.com.

Pressekontakt:
polargold GmbH Agentur für Kommunikation & Design, Kleine Johannisstr. 6, 20457 Hamburg, Telefon: +49 40 / 688 7587 – 17, info@polargold.de