Digitale Archivierung
Virtuelle Lagerräume kosten weniger Zeit und Geld

Beim Einsatz digitaler Archive müssen Unternehmen eine ganze Reihe von besonderen Voraussetzungen beachten. Beispielsweise gehören auch rechtliche Vorgaben wie elektronische Signaturen dazu, schreibt das MittelstandsWiki. Durch den Einsatz dieser Signaturen erhalten digitale Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie handschriftlich unterzeichnete Verträge, Rechnungen o.ä.

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Um solche digitalen Dokumente dann zu archivieren, empfehlen sich Systeme, die aus Datenbanken, Archivsoftware und Speichersystemen bestehen. Sie werden in Deutschland von zahlreichen Herstellern angeboten.

Zudem spricht die schnellere Organisation für die digitale Archivierung. Nach Berechnungen des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) dauert die Ablage von 250 Seiten in Papierform etwa eine Stunde. Digital dagegen wird weniger als eine Viertelstunde benötigt.

Die Recherche nach einem Dokument in Papierform beansprucht drei Minuten, in digitalisierter Form zehn Sekunden. Lagerflächen für Aktenordner verursachen hohe Kosten, dagegen fällt virtueller Lagerraum für digitale Dokumente preislich kaum ins Gewicht.

Pressekontakt: just 4 business GmbH, Thomas Jannot, Kranzhornstr. 4b, 83043 Bad Aibling, Telefon +49 8061 91019, E-Mail projekt@mittelstandswiki.de, www.mittelstandswiki.de